Різновиди звітних документів: форма, зразок та оформлення

Гроші 26 липня 2022 Перегляди: 112

Правильне ведення документації важливе для будь-якої організації, оскільки дозволяє грамотно займатися основною діяльністю і не боятися податкових та інших перевірок. Звітні документи готуються в різноманітних видах і формах. Різновиди документації відрізняються залежно від типу компанії, роду її діяльності та багатьох інших факторів.

Загальне поняття

Звітний документ відображає комплекс показників з результатами роботи компанії за обраний період. У звітності можуть міститися таблиці з бухгалтерськими, статистичними та іншими даними. Звіт — це підсумок роботи з обліку відомостей.

Звіти складаються за формами, які рекомендують Мінфін і служба Держстатистики. Вони можуть являти собою зведення по конкретних галузях, а також по територіальних ділянках — районах, областях, по всій повноті господарства.

Звітні документи можуть класифікуватися за видами, періодами, обсягом даних, ступенем їх узагальненості.

Різновиди

За видами звітність ділиться на:

• бухгалтерську;
• статистичну;
• оперативну.

Бухгалтерська — це систематизовані дані про майно організації, її фінанси, результати роботи. Звітні бухгалтерські документи готуються за інформацією обліків.

Статистична готується за відомостями статистичних, бухгалтерських та оперативних обліків.

Оперативна звітність готується за оперативними матеріалами за певні тимчасові інтервали — тиждень, місяць, декаду тощо. Ці відомості допомагають вести оперативний контроль за робочими процесами в організації.

Регулярність підготовки звітних документів може бути:

• внутрішньорічною — за день, п’ятиденку, декаду, місяць, квартал, півроку.
• річний — це зведення за рік.

Внутрішньогодова статистична звітність є поточною, а бухгалтерська — проміжною.

Ступінь узагальнення відомостей у звітності може бути різним. Залежно від цього показника звіти бувають:

• первинними — вони складаються безпосередньо організацією;
• зведеними — готуються вищими установами.

Будь-яка звітність повинна подавати достовірні дані про діяльність організації, її фінансовий стан, результати роботи, будь-які зміни цих відомостей.

Вигляд і зміст

Форми звітних документів затверджуються державними нормативами.

У кожній компанії ведеться внутрішня звітність, в якій надаються відомості про виконання планів, доручень керівництва. Ці звіти готують фахівці різних відділів компанії і надають керівництву. Така документація може називатися звітом або довідкою.

Звіти всередині установ робляться в довільній формі. Вони подаються на паперових аркушах або на бланках організації.

У звіті обов’язкові такі дані:

• назва організації;
• найменування структурного підрозділу або відділу компанії;
• назва документа;
• його дата і номер;
• заголовок;
• безпосередньо текст з результатами роботи;
• підпис;
• затвердження або резолюція.

Текст звіту містить повну інформацію про досконалу роботу, проведений аналіз підсумків діяльності. Робляться висновки, при необхідності — вносяться пропозиції. Нерідко до звітів додають пояснюючі записи. Дата звіту повинна співвідноситися із затвердженням керівником.

Відрядження

Окремим різновидом звітності є звітні документи за проживання в готелі у випадках службових відряджень фахівців.

До витрат на відрядження входять витрати на з’єм готельного номера. Згідно з вимогами законодавства, компанія зобов’язана відшкодувати співробітнику всі витрати з оплати готельного номера.

Співробітник, який повернувся з відрядження, надає один з цих документів:

• рахунок;
• чек;
• квитанцію.

Який з цих документів буде найбільш вірним і не викличе питань у податкових органів?

Якщо в готелі не застосовується контрольно-касове обладнання, то співробітник готелю повинен оформити спеціальний бланк. Назвати його можна по-різному: квитанція, чек, ваучер.

Вимоги до бланків

У кожному готелі існує свій бланк, але оформлений за затвердженими вимогами. Звітні документи за проживання відповідають таким вимогам:

• на звіті містяться реквізити (найменування організації, її номер, серія, адреса, ІПН, печатка);
• сам бланк виготовляється в друкарні або із застосуванням автоматизованих систем, захищених від стороннього доступу і зберігають відомості протягом п’яти років;
• документу присвоюється номер і серія.

Якщо працівник пред’явив документ, який не відповідає затвердженим вимогам, а компанія його прийняла і провела, при появі претензій з боку податкових співробітників організація зможе відстояти свої витрати в суді.

Якщо в готелі є каса

Зазвичай у готелях є контрольно-касова техніка. Тоді звітні документи за проживання не заповнюються, а співробітнику видається касовий чек. Саме він говорить про факт реєстрації та оплату готельного номера.

До чека може додаватися рахунок або інший документ, що наводить дані про реєстрацію певного співробітника.

Якщо співробітнику замість чека видали парафіяльно-касовий ордер, у такій ситуації при складанні звітності можуть бути проблеми з боку податкових фахівців. Звичайно, компанія може відстояти свої інтереси в суді, але процедура ця не дуже проста.

Квитанції до ПКО також надається як звітні документи за проживання в готелі. Вони також приймаються і зазвичай не викликають зайвих питань. Квитанції вважаються офіційними документами, які засвідчують факт прийняття грошей готельною адміністрацією.

У разі відсутності документів

Бувають і такі ситуації, коли співробітник не надає жодного документа. Тоді бухгалтер запитує з готелю довідку про проживання конкретної особи. А в самій компанії повинні бути відомості про період відрядження даного співробітника.

Подібні нюанси можуть призвести до суперечок зі співробітниками податкових органів, які дозволяються в суді зазвичай на користь організації.

Ситуації ненадання документів можуть пояснюватися тим, що співробітник проживав не в готелі, а в орендованій квартирі. У цьому випадку компанія оплачує витрати на оренду житла, співробітник не несе ніяких витрат, значить, вони йому і не компенсуються.

Часто бухгалтери ставлять питання — як же тоді враховувати витрати при оподаткуванні? Компанія може вказувати при оподаткуванні свого прибутку понесені витрати на з’єм житла, але тільки за той період, коли в ньому фактично проживав її співробітник. Витрати в усі інші періоди вважатимуться необґрунтованими витратами і не будуть прийняті податковими структурами.

Підготовка звітних документів — важливий і відповідальний момент у діяльності будь-якої організації. Як правило, цим займаються співробітники бухгалтерії або керівники структурних відділів фірми. При виникненні труднощів можна користуватися послугами сторонніх компаній.