Як 7 властивостей одного органайзера допомогли мені привести справи в порядок

Актуальне 16 жовтня 2022 Перегляди: 43

MyLifeOrganized (MLO) здатний кардинально змінити якість вашого життя і допоможе привести справи в порядок. Він пропонує ефективну методику управління справами і часом.

Зустрічайте гостьовий пост Олександра Крайового! Це його перша стаття на Лайфхакері, і вона присвячена плануванню свого життя (ідей, завдань, справ, цілей тощо).

Всі люди, які планують або тільки збираються планувати своє життя, постійно знаходяться в пошуку максимально ефективної методики управління справами і часом. І цей пошук може тривати роками. Важко посперечатися з приказкою «Ви або життя плануєте, або воно з вами трапляється».

Знаєте, як планують в армії? Раз на місяць розсаджують всіх офіцерів у класі, де вони повинні написати в спеціальному зошиті типові завдання місяця, план місяця і план кожного тижня. Це все розфарбовується кольоровими олівцями і затверджується командиром частини. Після цього про план забувають до наступного місяця, і, сказати чесно, він був тільки для галочки. А якщо ще простіше, то на фіг нікому не потрібен. Я 13 років так планував…

Після звільнення з армії мене з дружиною запросили на тренінг «Стратегічне планування наступного року». І найбільшим відкриттям було те, що все, що я запланував на рік, виконав за три місяці. Планування, тепер вже «справжнє досягне», стало невід’ємною частиною мого життя.

Спочатку це все було на папері. З розвитком техніки почав шукати альтернативні варіанти для комп’ютера, а згодом і мобільних гаджетів.

У книзі «Як привести справи до ладу» Девід Аллен сказав, що не існує такого програмного забезпечення, яке б повністю контролювало всі процеси життя, справи і т. д. Можливо, в момент написання книги так воно і було. Але не зараз…

Я подібний пошук ефективних методик припинив з моменту знайомства з MyLifeOrganized (MLO), це кардинально вплинуло на якість мого життя, і тепер я зосереджений тільки на виконанні запланованих справ.

Чим же MLO відрізняється від інших органайзерів?

Ось список з перших семи пунктів, про які я хотів би вам розповісти сьогодні.

1. Ієрархія

Вигляд основного вікна органайзера не обмежений жодними шаблонами або правилами. Ви створюєте самі свою структурну схему цілей, проектів та інших завдань, які відображаються схематично в ієрархії і організовуються у вигляді дерева.

За три роки використання MLO я перебрав безліч схем побудови списку справ і в кінцевому підсумку зупинився на ієрархії на основі «колеса життя». «Колесо життя» — це дуже потужний психологічний прийом, різнобічний розвиток людини за всіма сферами життя, який не дозволяє бізнесменові бути нещасливим в особистих відносинах, а хорошому сім’янину і батькові сидіти вдома без днів. Тобто моя схема починається з життєвих напрямків (звичайно ж, все розфарбовано різними кольорами):

• робота;
• бізнес;
• будинок;
• сім’я і відносини;
• здоров’я і спорт;
• яскравість життя;
• особистий розвиток тощо.

Це дозволяє мені бачити, в якому секторі які цілі я собі поставив, якою потрібно підтягнути, а де перебір з річним навантаженням. Та й так дуже зручно, якщо потрібно сфокусуватися на якому-небудь окремому секторі.

До речі, в такій ієрархії завдання не буде активним у списку To-Do, поки не будуть виконані всі її підзадачі, і за це окреме спасибі внутрішньому алгоритму побудови списку справ To-Do, вбудованому в MyLifeOrganized.

2. Автоматичне планування ваших справ

Найкрутіша фішка MLO, якої я не зустрічав в жодному органайзері, — це автоматичне впорядкування списку ваших справ з урахуванням пріоритетності завдання, яке задається за датою початку, терміном, важливістю і терміновістю завдання. Ви у «Схемі» задаєте свої параметри завдання, і все! Далі програма складає впорядкований список To-Do за вас.

Якщо ж ви прихильник ручного сортування завдань, для вас є і така…

3. Гнучкість. Працює так, як потрібно вам: фільтри, види, фокус, автоформатування

Гнучкість параметрів і функцій даного органайзера просто вражає. Якщо порівняти з бойовими мистецтвами, то MLO — це «восьмикутник з боями без правил», де дозволено буквально все. Головне, щоб це все було ефективно і призводило до бажаного результату!

Будь-який вид планування (GTD, Кові, «Автофокус» та інші)! Керування поточними справами! Досягнення цілей!

Ви можете:

• Створювати власні види завдань і списків, які тільки зможе намалювати в голові ваша фантазія.
• Розфарбовувати свою систему за допомогою автоформатування (іконки, кольори, заливки за вказаними вами правилами).
• За допомогою фокусування сконцентруватися на одному якомусь конкретному напрямку, цілі, проекті.
• За допомогою фільтрів налаштувати список активних завдань під будь-які необхідні умови (контексти, терміни, час виконання, необхідне зусилля, відповідність будь-яким іншим параметрам).
• Та що завгодно ви можете зробити за допомогою функцій даної програми. Але головне, що все це можна використовувати тільки за необхідності. Потрібен найпростіший список справ — будь ласка. Програма не перевантажена непотрібними в даний момент налаштуваннями.

Я є яскраво вираженим візуалом! Тому для мене все, що стосується «бачити», дуже важливо для сприйняття. І тут справа навіть не в красі вашої системи, а в тому, що це все наочно допомагає мені бути ефективніше.

У MLO все це доступно за допомогою функцій автоформатування. І найголовніше — ніяких жорстких правил, тільки мої фантазії:

• Всі важливі завдання виділяю червоним кольором і жирним шрифтом.
• За допомогою прапорів я делегую завдання і їх повноцінно контролюю (поставити завдання, тримаю на контролі, очікую виконання), а також виконую і контролюю завдання, доручені керівництвом мені (очікують виконання від мене).
• Теки різних розділів мають у мене різні кольори, при цьому видно, є в даній теці завдання чи ні. Це дуже зручно і економить час на роботу із завданнями і папками.
• Певним групам завдань присвоїв свої іконки (дзвінки, роздрукувати) тощо.

Як кажуть, краще один раз побачити, ніж сто разів почути, тому ось вам скрін моєї особистої робочої схеми у всій її красі:

4. Залежності

Є завдання, які не можуть бути зроблені, поки не буде виконано деяке інше завдання:

• Ми не можемо повісити картину, поки не купили шуруп з дюбелем і поки не позичили у сусіда перфоратор.
• Ми не можемо зварити кашу, поки не купили крупу та інші інгредієнти.

І багато подібних прикладів MyLifeOrganized всі ці залежності враховує, систематизує і показує наочно.

Більше того, ви можете не просто налаштувати залежність одного завдання від іншого, але й вказати часовий проміжок, через який стане активним наступне завдання.

Наприклад: доставка товару. Ми не можемо відразу ж після відправки заявки на склад тут же його отримати і відправити клієнту. Припустимо, для цього потрібен мінімум 1 грош. Задаємо залежність із затримкою «через 1 день», і залежне завдання з’явиться в нашому списку To-Do не раніше ніж через день після виконання блокуючої завдання.

5. Огляд

Існують завдання та ідеї, які в даний момент не можуть бути виконані. Такі завдання в GTD належать до категорії «Коли-небудь/Може бути», і їх рекомендується переглядати в щотижневому огляді, щоб не упустити важливу ідею в відповідний момент.

Для таких завдань у MyLifeOrganized існує окремий вид «Огляд», де ви можете налаштувати періодичність, з якою б ви хотіли їх переглядати (освіжати в пам’яті, щоб прийняти рішення діяти або відкласти ще).

Погодьтеся, адже не всі ідеї, мрії та завдання на майбутнє потребують щотижневого нагадування про себе.

Наприклад:

• Те, що хочу купити коли-небудь, я налаштував у програмі переглядати раз на місяць перед зарплатою.
• Ті місця, де я хочу побувати/відпочити/помандрувати, я налаштовую для щорічного або піврічного перегляду.

6. Синтаксичний розбір

Для зручності швидкого введення завдань відразу з певними властивостями у програмі існує синтаксичний аналіз введення тексту.

Що це таке?

Достатньо написати при введенні завдання «Виконати доручення завтра о 10:00 нагадати — в5 @ Робота «і натиснути Alt + Enter, і програма сама присвоїть завданню» Виконати доручення «дату початку і термін, встановить нагадування, присвоїть найвищу ступінь важливості і необхідний контекст.

І це тільки один приклад, а в MLO таких варіантів величезна кількість.

Ось приклади довідкового підручника MyLifeOrganized правильного вводу, який може бути перетворений на дане число і час:

• завтра о 15:00;
• через 5 днів;
• п’ятниця (найближча майбутня п’ятниця);
• Вт 11:20;
• Янв26;
• через 3 тижні 14:00;
• через 30 хв;
• через 2 місяці;
• сьогодні через 1ч 25 хв;
• через рік.

7. Нагадування за місцем

Нагадування на Android- і iOS-пристроях можуть бути не тільки прив’язаними до часу, але і прив’язаними до певного місцезнаходження.

Пам’ятаєте приклад у Девіда Аллена про батарейки для ліхтарика? Добре, мовляв, щоб система нагадала про сілі батарейки в магазині, а не вдома, коли потрібен ліхтарик.

Так от, MyLifeOrganized нагадає саме в магазині.

Вивід

Цей органайзер можна порівняти з особистим секретарем, який постійно перебуває з вами, повністю фіксує всі питання вашого життя і про все нагадує вчасно.

У цій статті я зупинився тільки на семи найважливіших для мене моментів цього органайзера. Я впевнений, що, освоївши функціонал даної програми, ви будете максимально ефективними, результативними і ніколи нічого не забудете.

Якщо раптом якісь питання щодо планування ви не можете вирішити зі своїм використовуваним органайзером або у вас є якісь індивідуальні вимоги до свого планувальника, напишіть про це в коментарях до цієї статті.

Я вам доведу, що в цьому напрямку немає нічого неможливого!

Удачі вам і досягнення максимальних результатів.

mylifeorganized