Бізнес-процеси: приклади та опис

Що собою являють бізнес-процеси? Приклади дозволять нам краще розібратися в даному предметі, тому ми будемо активно їх використовувати.

Загальна інформація

Для початку давайте розберемося з тим, чим же є бізнес-процеси. Так називають сукупну послідовність певних дій, спрямованих на те, щоб перетворити ресурси, отримані на вході в завершений продукт, що володіє цінністю для споживачів на виході. Завдяки такому визначенню можна зрозуміти, що бізнес-процеси є всередині кожної організації. Формалізовані вони чи ні, це ролі не грає. Запам’ятайте: можна скрізь зустріти бізнес-процеси. Приклади їх будуть наведені далі в статті.

Розгляньмо побутовий приклад. Є домогосподарка, яка хоче помити посуд (бізнес-процес). Вона доручає це завдання посудомийній машині. На вході ми маємо брудний посуд. Під час процесу будуть використовуватися вода, миючий засіб і електрика. І на виході ми отримаємо чистий посуд. За подібною схемою і будуються бізнес-процеси. Приклади, які будуть наведені в подальшому, тільки підтвердять ці слова.

Функціональний підхід

Оскільки нас цікавлять бізнес-процеси компанії (приклади конкретні), то давайте не будемо відкладати їх розгляд, а відразу приступимо до справи. Припустимо, у нас є компанія, де діє функціональний підхід до питань управління. Згідно з ним, підприємство — це набір підрозділів. Причому кожне працює на виконання своєї певної функції. Але в таких випадках, коли окремі підрозділи орієнтовані на досягнення їх показників, часто страждає загальна ефективність компанії.

Давайте розглянемо один типовий процес з конфліктом. Відділ продажів вимагає збільшення максимально можливого асортименту для зростання обороту. При цьому вони також хочуть, щоб запас товару був завжди на складі. Тоді як відділ поставок планує закуповувати вузький асортимент і великими партіями. Адже в таких випадках вони будуть працювати ефективно, і буде рости їх головний показник (точніше — падати ціна від постачальника). Тобто є бізнес-процес реалізації, на який відділи дивляться по-різному.

Процесний підхід

Він розглядає все, що відбувається як набір процесів. Існують основні і підтримуючі. Кожен процес має свою певну мету, яка підпорядкована завданню, що стоїть перед всією компанією. Крім цього, є власник, який управляє ресурсами і відповідає за виконання всього необхідного. Також повинна бути система з контролю якості та виправлення помилок. Само собою, що жоден процес не може протікати без ресурсів. І завершує список компонентів система показників, за якими і оцінюються бізнес-процеси. Приклади цього які, адже було обіцяно, що вони будуть? Ось зараз давайте один і розглянемо.

Уявіть собі карту. У самому центрі знаходиться основний бізнес-процес. Він ділиться на окремі складові. Їх супроводжують керуючий і підтримуючий процеси, які стежать за тим, щоб все виконувалося так, як потрібно. Це і буде процесний підхід. Коли робота одного елемента завершена, його напрацювання передаються наступному.

Опис бізнес-процесів

Приклади цього в загальному вигляді можна бачити протягом всієї статті. Але повноцінна документація часто по товщині порівнянна з невеликими книгами (або навіть великими, якщо вивчається робота гігантської компанії).

Моделювання бізнес-процесів (приклади яких також тут наведені) вимагає, щоб всі операції підприємства були максимально зрозумілими і прозорими. Це дозволить їх аналізувати найкращим чином і виявляти різні проблеми ще до того, як вони дадуть збій. Необхідно пам’ятати, що головне завдання описів — це розібратися у взаємодії розрізнених підрозділів, простежити за тим, що і кому вони передають на кожному етапі виконання завдання. Завдяки цьому можна значно спростити адаптацію нових співробітників і знизити залежність стабільності роботи підприємства від нестійкого людського фактора. Також при грамотному підході будуть зменшені і операційні витрати. Ось чим допомагає опис бізнес-процесів. Приклад такої оптимізації може продемонструвати керуючий практично будь-якої успішної компанії.

Порядок розробки

Давайте розглянемо практичний приклад бізнес-процесу на підприємстві. Спочатку нам необхідно подбати про робочу команду проекту. Вона формується зі співробітників компанії. Найчастіше виявляється, що однієї робочої команди недостатньо. Що тоді може бути зроблено? Для заповнення нестачі сил можна залучити тимчасову групу. Не завадить також створити і опис того, як процес функціонує на даний момент часу. При цьому слід прагнути виявити всі зв’язки між діями, а не фіксувати найдрібніші подробиці.

Щоб уникнути відходу в бік, можна використовувати стандартні карти та форми процесів. Під час розробки процесів рекомендується використовувати метод послідовних наближень. Іншими словами, необхідно повторювати цикл дій щодо поліпшення, поки не буде отримано прийнятний результат.

Чого слід приділити увагу?

Слід сконцентруватися на наступних розділах:

1. Стандартні форми.
2. Карта!
3. Маршрути.
4. Матриці.
5. Блок-схеми.
6. Опис стиків.
7. Допоміжні описи.
8. Документування.
9. Розгорнутий опис.
10. Визначення індикаторів і показників.
11. Регламент виконання.

Найкраще поняття про необхідні елементи зможе дати реальний приклад — реінжиніринг бізнес-процесів існуючого підприємства. Але в таких випадках необхідно бути готовим до того, що доведеться ознайомитися з величезною кількістю документації.

Про картки замовимо слово

Отже, ми вже розглянули, що собою являють бізнес-процеси, приклади їх у реальному житті. Зараз давайте пройдемося по технічній документації, яка повинна бути, якщо нам потрібно точний і чіткий опис. Отже, спочатку хочеться приділити увагу карті бізнес-процесу. Вона є графічним уявленням, виконаним як блок-схема. При цьому необхідно подбати про те, щоб для кожного учасника був відведений свій окремий стовпчик. У рядки заносять тимчасові інтервали. Повністю оформлена карта дозволяє перевірити, чи була синхронізована операція.

Також можна простежити і те, чи проходить і як інформація між різними підрозділами компанії. Для отримання найкращого ефекту слід поставити кілька запитань. Хто здійснює цю операцію? Навіщо її необхідно виконувати? Що вона собою являє? Коли потрібно проводити операцію? Де вона здійснюється? При поліпшенні процесів слід поцікавитися, чи можна її вдосконалювати.

Матриці

Вони необхідні для виділення найбільш важливих бізнес-процесів в рамках підприємства. Під час їх складання враховується і взаємозв’язок всього, що відбувається, а також ступінь взаємовпливу.

При аналізі ланцюжка процесів нескладно виявити, що обмін інформацією пересувається з верхнього лівого кута в нижній правий. Тобто в такому математичному вигляді описуються відносини між постачальником і споживачем, представлені у вигляді прямокутника. У кожній комірці матриці при цьому вказуються всі необхідні вимоги для дії, що були/вчиняються/будуть зроблені. Вони є своєрідними двомірними моделями, за допомогою яких можна судити про те, що і як робиться і яка мета при цьому переслідується. Складнощі при складанні матриці тут бувають в тому, що для прорахунку з максимальною точністю часто доводиться використовувати значну кількість даних. А це передбачає наявність великої кількості інформації. При цьому в таких випадках зазвичай використовується цифрова інформація, яку часто ще доводиться обраховувати.