Excel: 10 формул для роботи в офісі

Офісною програмою Excel користуються всі — і школярі, і серйозні банкіри. Ми розповімо про 10 найкорисніших функцій Excel і пояснимо, як вони працюють.

1 СУМ: Додавання

Сума — найпопулярніша функція Excel, якою користуються абсолютно всі — і школярі, і серйозні бухгалтери, і аналітики. Як випливає з назви, функція складається у вказаному діапазоні. Все просто — поставте знак в комірку, виберіть функцію СУМ, виділіть область, в якій знаходяться числа для додавання, і натисніть «OK». У комірці з’явиться сума вибраних значень. Функція може скласти як два, так і мільйон чисел — справжній супер-калькулятор.

2 ЯКЩО: Умова

Якщо ви бажаєте встановити умову, скористайтеся формулою ЯКЩО. Ця корисна операція може стати головним помічником при роботі з таблицями в Excel. ЯКЩО грає роль логічної функції, яка виробляє обчислення за заданими вами критеріями.

Аргументами функції є:

• Лог _ вираз — тут треба вказати параметр, за яким будуть відбиратися значення.
• Значення _ якщо _ істина — те, що буде на екрані, якщо логічна умова правильна.
• Значення _ якщо _ брехня — назва значення, яке не відповідає критерію, вказаному в логічному виразі.

Ось невеликий приклад: необхідно розсортувати дані таблиці з товаром. Задамо логічний вираз: «якщо вартість більше 50». Якщо вираз вірний, будемо вважати це значення як «Багато», якщо ні — як «Мало». Натиснемо «OK».

Тепер навпроти кожної комірки з вартістю буде вказана її характеристика. Це дуже простий приклад, але освоївши ЯКЩО ви зможете виконувати і складні логічні операції в Excel. Крім того, функція розуміє вкладені умови, а значить, з її допомогою можна вирішувати дійсно важкі завдання.

3 МАКС: Максимум

Як знайти максимум в Excel? Використовуйте функцію МАКС. Це одна з найпопулярніших операцій в офісній програмі. Щоб використати цю функцію, виберіть комірку, в якій ви бажаєте побачити результат, поставте у неї одно і виберіть МАКС. Виділіть комірки, серед яких необхідно знайти максимальне значення: пам’ятайте, діапазон повинен містити не більше, ніж 255 чисел. За тим же принципом працює функція для пошуку мінімуму — МІН.

4 СР  : Середнє значення

Ця формула служить для пошуку середнього значення серед безлічі комірок таблиці. Називається вона досить очевидно — СР  . Аргументом даної функції є діапазон, в якому ви хочете знайти середнє арифметичне. РАХУНОК: Підрахунок кількості значень

Функція РАХУНОК підраховує кількість комірок у вказаному діапазоні, які містять числа. Наприклад, у вас є 9 позицій товарів, а треба дізнатися, скільки з них було куплено. Виділяємо необхідну область зі значеннями та натискаємо «OK» — функція видасть результат. У нашому випадку все можна було порахувати і вручну, а що робити, якщо таких значень сотні? Вірно — використовувати операцію РАХУНКУ. Якщо ж вам необхідно порахувати заповнені комірки, використовуйте функцію РАХУНКОВД. Вона працює за аналогічним принципом, але повертає кількість комірок зі значеннями в заданому діапазоні.

6 СЧЕТЕСЛИ: Підрахунок певних значень

Також у Excel є функція СЧЕТЕСЛИ — вона дозволяє підраховувати комірки за заданим критерієм. Аргументами в такому випадку є не тільки діапазон, а й умова підрахунку.

Для більш складних операцій існує функція СЧЕТЕСЛИМН — в її аргументах можна задати кілька критеріїв рахунку.

7 СУМЕСЛІ: Додавання за умови

Функція СУМЕСЛІ служить для того, щоб складати числа з виділеного діапазону. По суті, це поєднання СУМ і ЯКЩО. Аргументами операції є діапазон умови, критерій і область підсумовування.

Наприклад, у таблиці з товарами є фрукти за різною ціною. Потрібно порахувати, скільки було куплено товарів вартістю менше 2. Для цього виділимо діапазон цін, вкажемо умову «< 2» і область додавання - стовпчик з кількістю. Функція підтримує складніші умови, наприклад, вкладені. Повністю розкрити її можливості можна при роботі з великими таблицями в бухгалтерії або економіці. СУМЕСЛІМН: Додавання за багатьма критеріями

Якщо вам потрібно скласти значення, які не можна описати однією умовою, використовуйте функцію СУМЕСЛІМН. Вона дозволяє задати до 127 різних критеріїв. Дана операція — одна з найбільш затребуваних в економіці, так як відкриває дійсно широкі можливості для роботи з таблицями в Excel.

8 ЗЧЕПИТИ: Об’єднання текстових значень

Дуже часто в текстових таблицях зберігається багато окремих значень, які зручно читати разом. Наприклад, у таблиці з ПІБ. Для об’єднання тексту служить операція ЗЧЕПИТИ. Все просто: виділіть потрібні рядки, які ви бажаєте з’єднати, та натисніть кнопку «OK». Але пам’ятайте, що пробіли доведеться додати самому — відразу в функції або в рядках з текстом.10. ВПР: Пошук значень

У роботі з кількома таблицями стане в нагоді функція ВПР. Наприклад, у вас є два списки — в одному номері товарів, його замовники, ціна і кількість, а в іншому — ті ж номери товарів і їх опис. Такі таблиці можуть бути дуже великими, а ID предметів зазвичай стоять не по порядку і повторюються. Щоб дізнатися, який товар ховається під певним номером, використовуйте функцію ВПР.

У Excel ВПР описали так: шукає значення в крайньому лівому стовпчику таблиці і повертає значення комірки, що знаходиться в зазначеному стовпчику того ж рядка. Тобто, вона може знайти інформацію в одній таблиці, спираючись на подібне значення з іншої. Аргументами ВПР є шукане значення, таблиця, номер стовпчика, з якого треба витягнути інформацію, і інтервальний перегляд. В останньому аргументі необхідно задати БРЕХНЮ, якщо ви шукаєте точне значення, і ІСТИНА для пошуку приблизного.

ВПР вважається складною функцією. Вона може обробити велику кількість даних і в лічені секунди знайде потрібне вам значення.