На допомогу бухгалтеру: здача звітності в електронному вигляді

Для того щоб зменшити навантаження під час звітного періоду, податкові інспекції наполегливо рекомендують переходити на здачу декларацій в електронному вигляді. Такий спосіб значно економить час платників податків та вагомо спрощує звірку необхідних платежів та нарахувань.

Електронна звітність має ряд переваг

Звітність, що надсилається електронними каналами зв’язку, має низку переваг перед паперовими документами. Незважаючи на те, що за послуги спеціалізованого оператора доведеться щомісяця віддавати певну суму грошей, здача звітності в електронному вигляді вигідна для компанії.

По-перше, якщо електронний документ не потрібно дублювати на папері, то скорочуються витрати на канцтовари та архівування звітності. Зберігаються здані звіти також в електронному вигляді і в разі потреби роздруковуються з програми. По-друге, знижуються поштові витрати і відпадає необхідність у кур’єрських послугах. Всі ці статті витрат є важливою частиною собівартості товару або виконуваних компанією послуг.

При здачі декларації через спеціалізовану програму відпадає необхідність ретельної перевірки кожної цифри. У разі виявлення невідповідності цифрових співвідношень програма сама підкаже, де шукати помилку.

Звіти в податкову в електронному вигляді завжди здаються на актуальних формах, оскільки в програму постійно завантажуються всі зміни законодавства. При завантаженні старого бланка система повідомить про невідповідність формату.

Додаткові можливості електронного документообігу

Підключення до електронного документообігу дає компаніям ряд переваг, які дуже знадобляться в роботі. Користувачі системи мають можливість отримувати витяги з реєстру юридичних осіб, замовляти довідки про відсутність заборгованості, проводити камеральну перевірку дистанційно. Здача звітності в електронному вигляді значно економить робочий час бухгалтера і дозволяє бути в курсі всіх змін, пов’язаних з надходженням документації та платежів.

Всі відправлені звіти сортуються за датами відправлення і календарними періодами. Також у програмі зберігається вся ділова переписка, отримана від фондів і контролюючих органів. З метою охорони електронної інформації програма здійснює резервне копіювання, а в разі збою — відновлення втрачених даних.

Чим приваблива електронна звітність?

Для зручності роботи з електронним документообігом та залучення нових клієнтів спеціалізовані оператори пропонують таку послугу, як розсилка СМС-сповіщень у разі надходження повідомлень або зміни статусу поданої звітності. Також для оптимізації роботи у великих бухгалтеріях встановлюється багатокористувацька версія програми з можливістю одночасної здачі декількох звітів.

Незалежно від форм власності та виду бухгалтерського обліку користувачі можуть формувати будь-які неформалізовані запити до фондів та податкової інспекції. Згідно з регламентом обробки надійшла документації платнику податків обов’язково надсилається відповідь про прийняття документа та переадресацію його до виконавчого відділу.

Як стати користувачем електронного документообігу?

Для того щоб стати учасником електронного документообігу, необхідно укласти договір з податковою інспекцією. У документі будуть докладно описані умови передачі даних, порядок вирішення спірних ситуацій. Після цього компанія вибирає спеціалізованого оператора, який здійснюватиме передачу даних.

Звіти, що передаються каналами зв’язку, обов’язково підписуються електронно-цифровим підписом, який можна отримати в засвідчувальному центрі. Такий ключ дозволяє безпомилково ідентифікувати документацію, що надходить. ЕЦП має певний термін дії, після закінчення якого ключ оновлюється і продовжується дистанційно, здача звітності в електронному вигляді поновлюється. Такий захід придумано з метою безпеки і додаткового захисту інформації.

Залежно від розміру і потреб компанії можна вибрати найбільш відповідний пакет послуг. Якщо фірма здає тільки щоквартальний і річний звіт, то немає необхідності купувати весь комплекс послуг, що передбачає щомісячну здачу документів. Також у платника податків є можливість скористатися послугами сторонньої організації, яка займається здачею звітів. У такому разі не потрібно укладати договір з оператором і купувати комп’ютерну програму.

Для отримання більш детальної інформації можна звернутися до офіційних сайтів контролюючих органів та прочитати там детальну інструкцію та рекомендації. Наприклад, здавати звіт у ФСС в електронному вигляді можна абсолютно безкоштовно, отримавши персональну ЕЦП.

Здавання нульової звітності в електронному вигляді

Нульову звітність потрібно здавати на загальних підставах з основною документацією. Незважаючи на те, що в документах відсутні нарахування, за нездачу такої документації на організацію буде накладено штраф. Здача звітності в електронному вигляді значно полегшує роботу бухгалтера і економить час. Крім того, такий спосіб дисциплінує платника податків та допомагає уникати штрафних санкцій. Це особливо важливо на початку діяльності компанії.

Звітність до пенсійного фонду за дві хвилини — це реально

Бухгалтерська звітність, що здається до Пенсійного фонду, є найбільш важливою, оскільки на підставі поданих даних фонд отримує інформацію для нарахування майбутньої пенсії. Звіт у ПФР в електронному вигляді здається через спеціалізованого оператора зв’язку і підписується ЕЦП. Надісланий розрахунок попередньо приймається на перевірку, і в разі виявлення помилки фонд сповіщає платника податків. Таке спілкування допомагає раціонально використовувати робочий час і вчасно виправляти неточності.

Річний звіт — це досить складний час для будь-якого бухгалтера. З появою можливості здачі електронної документації все значно спростилося. З кожним роком кількість користувачів такої послуги зростає, тому компаніям, які ще не підключилися до електронного документообігу, варто поквапитися.