Економте мислопливо, відволікайтеся правильно і ще 5 порад від гуру продуктивності Максима Дорофєєва

Десь там живуть люди, які все встигають. Вони викреслюють задачки зі списку, закінчують справи раніше за всіх і насолоджуються вільним часом. Як цього досягти? Магія, чаклунство, змова? Ні, всього лише правильний підхід до організації — і тільки.

Погана новина: ідеальних рецептів продуктивності не існує. Потрібно самому шукати те, що вам підходить. Хороша новина: таких рецептів багато, і вони працюють. Максим Дорофєєв, прокрастинатолог і фахівець з продуктивності, написав аж дві книги з практичними порадами. А його гра «Джедайські техніки. Настільна битва за мислетоплево «, створена в партнерстві з Яндекс.Практикою, стала бестселером.

З дозволу видавництва публікуємо кілька працюючих порад з книг Максима Дорофєєва, які допоможуть почати все встигати.

Встановіть час відволікання

Всім, хто працює в офісі, знайома ситуація: тільки сіли працювати — і бац! — завітав колега, щоб обговорити проект. Ви зайняті, ви робите свою роботу і знаєте, що якщо почати говорити про проект, це займе півгодини, а то і більше. Стоп! Час — занадто цінний ресурс. Пора ставити рамки.

Отже, якщо вас намагаються відвернути, відразу ж проговоріть, на скільки ви зможете відволіктися. Наприклад: «Давай обговоримо, але через 10 хвилин я збираюся на нараду» або «Так, давай поговоримо, але через 5 хвилин я повинен подзвонити клієнту».

Заощаджуйте мислопливо

Крім часу існує ще один цінний ресурс — мислопливо. Іноді його ще називають енергією, увагою і здатністю приймати рішення. Мова про одне: мислопливо — це те, що допомагає нам думати. Ми безтурботно витрачаємо його, забуваючи, то запас обмежений. Як же запобігти витоку мислопливу?

— Складайте і регулярно переглядайте списки справ. Так, вам здається, що ви і так все пам’ятаєте: навіщо записувати, наприклад, прийом до стоматолога? Але коли ви не фіксуєте завдання на папері, вона раз у раз виникає в голові: «Не забудь, тобі ще до стоматолога о 18.00!» У підсумку ви направляєте енергію на те, щоб утримати всі справи в голові, і даремно витрачаєте ресурс.

— Вимикайте повідомлення. Прийшов лист — ви відволіклися, замигало повідомлення — ви відволіклися, запищала СМС — ви відволіклися. Всі ці, здавалося б, дрібниці щомиті витрачають наше дорогоцінне мислопливо. Досить відгукуватися. Залиште мінімум сповіщення: нехай це буде, наприклад, календар зустрічей, робочий месенджер і СМС від банку. Інші події можуть почекати перерви або кінця робочого дня.

— Спіть! Банально, звичайно, але що вдіяти? Сон — важливий фактор, який перетворює вас на машину продуктивності. При дефіциті сну вам стає складніше концентруватися і доводиться витрачати більше мислопалива, щоб зосередитися. Пам’ятайте: нормальний сон для більшості людей — 8-9 годин.

— Слідкуйте, щоб завдання не збиралися. Відкладені завдання — це проблеми, які займають нашу увагу. Розподіляйте їх. Не копіть. Не залишайте на потім. Виділяйте віконця на те, щоб вчасно віддавати борги, сходити на пошту і полагодити кран.

Робіть одну справу за раз

Багатозадачність — це погано. Раніше її всі любили, але в процесі зрозуміли: на перемикання між справами витрачається так багато ресурсів, що страждає і швидкість, і якість. Тож не дозволяйте собі жонглювати завданнями.

Робіть одну справу в один момент часу. Закінчили — беріть інше. Послідовно. Один за одним. Не одночасно.

Ставте таймер

Працюйте в кілька коротких заходів, а не сидіть весь день за ноутбуком, відволікаючись на месенджери і соцмережі. Розуміємо, що складно. Як можна допомогти собі? Ставте таймер на телефоні: прикиньте, скільки часу займе у вас це завдання, і розділіть його на кілька підходів. Ще допомагають додатки. Наприклад, у додатку Forest ви встановлюєте таймер на 40 хвилин, а на екрані телефону починає рости дерево. Як тільки ви згортаєте додаток, щоб прочитати СМС або заглянути в Інстаграм, то дерево гине. Жорстоко, але ефективно: ніхто не хоче вбивати дерево. Всі мріють виростити ліс — ліс виконаних справ.

Відволікайтесь правильно

Якщо відволіктися все-таки треба, щоб знайти цікаву ідею або перепочити, робіть це правильно. Не прагніть відкрити соцмережу або зависнути в Тік Току. Краще відкрийте якийсь пейзаж — він допоможе швидко відновити сили.

Тренуйте продалбивалку

Зараз пояснимо. Іноді робити завдання так не хочеться, що ми намагаємося зайняти себе іншими справами. Ми говоримо собі: «Зараз ось зроблю парочку дрібних справ і все». Погана ідея, яка, до того ж, часто подовжує робочий день.

Краще тренуйте продалбивалку: не хапайтеся за термінові дрібниці — візьміть несрочну, але важливу задачу. Ту, до якої ніяк не доходять руки. Ту, яку корисно буде зробити. Так, якщо ви ніяк не хочете братися за якусь справу, не розпорошуйте свої сили на безділицю. Робіть важливе.

Ще про дрібні справи

Способів роботи з дрібними справами багато — це біль багатьох людей. Тут важливо вибрати те, що вам до душі. Багато людей, наприклад, використовують правило двох хвилин: кажуть, що якщо завдання займає менше двох хвилин, краще зробити його відразу. Але ось біда: часто ми не бачимо речі в справжньому світлі. І дві хвилини перетворюються на 20, а потім і на 40.

Що робити? Спробуйте використовувати так звану «Дозу дрібної фігні». Вносьте дрібні завдання в окремий список і кожен день (або раз на тиждень) виділяйте 20 хвилин на їх вирішення.

Ще добре працює метод «Робити завдання тільки зі списку»: записали завдання, подивитися свій план на день, подумали — чи так це важливо? Якщо справа дійсно «палаюча», взялися за неї. Якщо ні — відклали на потім.