Грамотний e-mail або як спілкуватися електронною поштою

Поштова скринька. Тонни листів щодня. Не дивно, що іноді важливі повідомлення втрачаються серед загальної сірої маси. В електронному листуванні добре б ввести правила, як ПДР, наприклад. Щоб їм слідував кожен. Якби ці елементарні умови дотримувалися, читати пошту стало б набагато приємніше, а обробляти — набагато швидше.

Тема листа

Перш за все, ми звертаємо увагу на тему листа. Саме по ній можна зрозуміти, про що піде мова далі. У темі повинна бути коротко викладена суть листа або проблеми — буквально в декількох словах. При цьому будь-які питання в темі не допускаються.

Підходити творчо до написання теми не просто важливо, а й потрібно. Не бійтеся бути креативними! Так ви не загубитеся серед тисячі стандартних сірих листів, які в кожен ящик звалюються тоннами. Тим самим підвищуються шанси, що ваш лист помітять, прочитають і запам’ятають. Також лист буде в рази простіше знайти, якщо він знадобиться в майбутньому.

Довжина тексту листа

Максимум 3 — 4 абзаци. E-mail не для довгих нудних текстів. Тут діє гасло — «короткість сестра таланту». І справа навіть не поспіхом. Просто подумайте самі: хто читатиме 14 абзаців нудного тексту на нецікаву йому тему?

Пишіть менше, але краще. Звертайте увагу на пунктуацію та граматику. Так шанси, що вашим листом зацікавляться, суттєво підвищуються. А якщо людині буде потрібно, то вона зв’яжеться з вами особисто для уточнення якихось моментів.

Поштою можна вирішити всі питання оперативно. Але це правило діє не завжди. Часто так бувало, що ви не можете піти спати тому, що вам несподівано прийшов лист від колеги, якому потрібно терміново вирішити якесь питання. І найстрашніше, що поки ви не вирішите проблему, спати ви не підете. Так, звичайно, чим швидше вирішиться проблема, тим краще. Але з яких це пір електронна пошта стала панацеєю від усіх проблем?

Перевірка листа перед надсиланням

Звичайно, якщо іншого способу вирішити проблему немає, то продовжуйте писати. Однак, надрукувавши пару-трійку абзаців, задайтеся питанням: а чи вирішить електронний лист всі проблеми?

По суті в більшості випадків ми пишемо самі для себе. Чому? Та тому, що опус з 17 абзаців подужати зможе не кожен. Справа в тому, що коли ми відповідаємо на лист, нам хочеться зробити це якомога швидше. І ми постійно те й робимо, що поглядаємо на кнопку «відправити». А чи замислювалися ви, прочитає і чи зрозуміє ваш співрозмовник все те, що ви написали?

Чим більше ми генеруємо тексту, тим більше заплутуємося самі. Втрачається логіка, думки плутаються. З кожним параграфом нелогічність написаного зростає.

Перевіряти текст, точніше, перечитувати його перед відправленням дуже важливо. Тільки після цього лист можна вважати готовим.

Підпис наприкінці листа

Останнє, що потрібно зробити, — це підписати лист. З повагою? Щиро ваш? Що краще? Може, взагалі краще без підпису. А ви як думаєте?

Без підпису ніяк не можна. Електронний лист — на той він і електронний, — ніяк не може замінити живого спілкування. Прості фрази можуть бути інтерпретовані неточно і обростати зовсім іншими сенсами, не закладеними в них спочатку.

Підпис є нагадуванням про те, що ми все-таки спілкуємося з людиною. Він — особистість, і його лист вартий уваги.

Читайте і пишіть електронні листи! Якщо дотримуватися елементарних правил складання емейлів, перевірка пошти може бути набагато веселішою, ніж ви думаєте.

З найкращими побажаннями, Марія В.