Офіс покоління next

Інноваційні технології у сфері комунікацій та поширення інформації сьогодні кардинально змінили уявлення про сучасний офіс. Якщо інформація передається з будь-яких точок планети, а технічні нововведення стають доступними і використовуються всюди, чи дійсно необхідно перебувати співробітникам на робочих місцях? Чи збережеться офіс як цілісна структура?

Так чи інакше, дослідження показали, що більшість з нас все ж воліє працювати в офісі, а тому він досі залишається актуальним і розвивається паралельно з новими технологіями і вимогами.

60-90-ті рр.

Напевно багато хто з нас згадує ту нудну коридорно-кабінетну систему закладів минулого часу — монотонні меблі, типове планування, недружелюбна атмосфера. Але це всього лише відображення епохи — ієрархічна жорстка структура, повна підпорядкованість системі, робота в рамках єдиного функціоналу.

00-ті рр.

Це час відкритого офісу (open office). Інноваційно-інформаційне покоління «будує» відкрите планування офісної кімнати. Відбувається усунення внутрішніх перегородок, в результаті чого робочі місця стали щільно розміщуватися один до одного. Таке розташування набуло вільного характеру, а атмосфера в колективі стала більш доброзичливою і людяною. Основна мета цієї ідеї — поліпшити комунікації всередині підрозділів і відділів фірми.

10-ті рр.

Більшість компаній сьогодні орієнтовані на проект. Якщо раніше співробітники отримували завдання від керуючого і виконували його, то зараз ситуація змінилася. Щоб вирішити поставлені завдання, створюється ціла проектна група, що залучає до роботи співробітників підрозділів. В даному випадку проект-менеджер не є традиційним керівником, а швидше організуючим лідером.

Така робота вимагає і офісу в самому новому його образі — відкритого і гнучкого. Комунікації персоналу повинні тепер забезпечуватися як всередині відділів, так і між ними.

Стрімкий розвиток інформаційних, мобільних технологій, інтернету значною мірою вплинув на офіс. Але найважливішим показником завжди залишиться економічна складова його роботи. На сьогоднішній день вимоги в даній області стали ще вище: зниження витрат на технології та обладнання, оренду, комунальні платежі, підвищення ефективності.

Гнучкий офіс (flex-office)

Головна концепція flex-office — неперсоніфіковані робочі місця співробітників. В даному випадку відбувається їх поділ на мобільних і немобільних. Мобільними є ті, які за специфікою своєї роботи основну частину часу приділяють зустрічам з клієнтами, переговорам, відвідуванню презентацій, різних об’єктів тощо. Саме для такого співробітника призначене незакріплене робоче місце.

Проект і схема майбутнього гнучкого офісу складається залежно від виду виконуваних робіт — індивідуальних або колективних, тривалих або короткочасних, які потребують зосередженості або колективного обговорення.

Особливості робочого місця в рамках flex-office

• резервований стіл (hot desk) — резервується співробітниками на певний час у міру необхідності;
• вільний стіл (shared desk) — робоче місце, яке може зайняти людина без бронювання;
• кімната для роботи, що вимагає особливої уваги і зосередженості — призначена для одного співробітника;
• тиха зона — розрахована на кілька робочих місць, де заборонені розмови, дзвінки і дотримується ідеальна тиша;
• місце для роботи в команді — проектні групи можуть розраховувати на спеціально відкриті простори в офісі. Як правило, це один або кілька столів для колективної роботи;
• місце для оперативної роботи — призначене для вирішення короткострокових питань. Часто це стояче робоче місце, обладнане телефоном, факсом і комп’ютером з виходом в інтернет;
• телефонна зона (phone boot) — невелике приміщення для переговорів, конференцій і вебінарів. Ця кімната дозволяє дотримуватися конфіденційності, не відволікати колег;
• швидка переговорна кімната — використовується також як і традиційна, відрізняється лише оперативним способом вирішення завдань, без сидячих місць.

Нетрадиційними робочими місцями можуть також служити тераси, балкони, кафе і прилеглі дворові території, якщо є можливість підключення до інтернету за допомогою Wi-Fi.

Клубний офіс (коворкінг)

Даний тип сучасного офісу передбачає можливість оренди робочого простору на певний час. Зазвичай це комплекс з високорозвиненою інфраструктурою і чудовими технологіями для вирішення завдань різного роду.

Клубний офіс передбачає:

• зонований простір: зона для ведення переговорів, територія для зустрічей у неформальній обстановці, рекреаційна зона;
• наявність невеликих офісів, що здаються в оренду;
• аудиторію коворкінг;
• некрупні компанії;
• наявність фрілансерів — співробітників, які працюють віддалено;
• наявність компаній, що не мають своєї території і використовують клубний офіс для зручної роботи з клієнтами.

Сучасний офіс можна будувати «з нуля» або шляхом оновлення існуючого. Так чи інакше, потрібно ретельно продумати деякі обов’язкові умови:

• планування — офісна зона, ресепшен, зручна організація сітки колон для працівників і відвідувачів;
• доступність транспорту — зручне паркування, підхід і під’їзд до закладу;
• вхід — біля представницького офісу повинна бути гідна вхідна група.