Закон Паркінсона: скорочуємо собі дедлайни

Якщо хочете все встигати і робити більше, вам потрібно знати перший закон Паркінсона. Британський історик і журналіст Сиріл Нортон Паркінсон придумав свій закон в середині XX століття. Вперше він з’явився в статті видання The Economist 1955 року і пізніше став основою для книги «Закони Паркінсона».

Минуло вже 65 років, але актуальність цього закону про роботу не пропаде ніколи, і на його основі цілком можна побудувати свою методику продуктивності.

Робота заповнює час, відпущений на неї

Паркінсон мав повне право робити такі твердження — якийсь час він працював на державній службі у Великобританії і бачив, як працює механізм бюрократії. Там дотримуються принципу «працювати більше, а не краще».

Розбираючи перший закон Паркінсона, виходить, що якщо давати собі тиждень на завдання, яке можна виконати за дві години, то воно підлаштується під очікування і стане складним, щоб заповнити відведений на нього тиждень.

Вихід: встановлювати саме той час, за який можна виконати завдання. Не більше.

Є одна ідея про закон Паркінсона: якщо ретельно спостерігати за кожним завданням, то людина буде витрачати на неї рівно стільки часу, скільки відведено. Якщо, наприклад, на завдання дана одна хвилина, то воно спроститься настільки, що його можна буде зробити за цю хвилину. І це дійсно так.

Закон Паркінсона працює в негативному аспекті тільки тому, що люди звикли давати собі додатковий час на прості завдання. Іноді це робиться про всяк випадок, щоб створити деякий буфер часу. Але частіше тому, що люди не уявляють, скільки займе те чи інше завдання. Дивно, наскільки швидко насправді можна виконати завдання, на які зазвичай йде по кілька годин.

Не всі це зрозуміють і приймуть

Більшість співробітників, які заперечують неписане правило «працювати більше, а не краще», знають, що, незважаючи на високу ефективність, це не завжди вітається в компанії. У всьому винна усталена думка «чим довше робиться робота, тим вища якість».

На щастя, зараз співробітники можуть дозволити собі працювати швидше без упрів з боку начальства. Просто вони можуть виконувати роботу швидше і займатися своїми справами, а роботодавці, які вітають затягнуті дедлайни, взагалі не будуть знати, чим вони займаються.

Коли ви засвоїли принцип закону, варто перейти до практичного застосування. Ось два способи, які допоможуть використовувати закон Паркінсона у вашому житті, виконувати всі справи зі свого списку швидше, а залишок робочого дня просто прикидатися, що сильно зайняті.

До речі, неважливо, працюєте ви в офісі або вдома — поки ідея «працювати більше, а не краще» міцно засіла в мізках, можна стати її жертвою, навіть якщо ніхто не моніторить вашу роботу і результати. Давайте від неї позбуватися.

Обігнати годинник

Створіть список справ і призначте реальний, на ваш погляд, термін на виконання кожного з них. Готово? А тепер скоротіть час рівно наполовину. Головне — сприймати поставлені терміни як реальні дедлайни. Уявіть, що це клієнти або начальник встановили такі терміни і їх не можна порушувати.

Можете задіяти чисто людську якість — любов до всякого роду змагань і азарт. Грайте самі з собою на час, виконуйте завдання так, як ніби змагаєтеся з суперником, і забудьте про переконання, що швидко зроблена робота виходить «тяп-ляп».

Це відмінний тест на з’ясування реального часу для виконання завдання. Для одних завдань терміни виявляться підходящими, для інших — ні, як би ви не старалися. Але не варто відразу здаватися і повертати для них колишні дедлайни. Спробуйте виділити під такі завдання трохи більше часу. Можливо, справжній термін для їх виконання якраз десь посередині.

Якщо ви працюєте за комп’ютером, встановіть простенькі програми-таймери для відстеження часу на конкретне завдання. Це буде корисно, тому що наочно.

Знищуйте паразити продуктивності

У кожного знайдуться своєрідні паразити продуктивності — справи, що не приносять результату, на які йде багато часу. Наприклад, перевірка e-mail, читання пабліків у соцмережах або якихось сайтів з приколами.

Замість того, щоб по півгодини перевіряти електронну пошту, виділіть на це п’ять хвилин. Якщо готові поставити рекорд, залиште на це дві хвилини. І поки не зробите всі справи зі списку, навіть не думайте про соціальні мережі і розважальні сайти.

У таких справах-паразитах, які забирають багато часу, тільки 10% за підсумком виявляються корисними, а 90% — марною тратою цінного ресурсу. Наприклад, якщо ви дизайнер і вам треба почитати статті на спеціалізованих сайтах, то 90% часу буде витрачено на переходи за марними для роботи посиланнями, які просто цікаві саме вам. На це залишиться час після роботи, а зараз головне — знайти і прочитати те, що стане в нагоді.

Виділяючи на такі заняття мінімум часу, важливо визначити, що для вас має першорядне значення, а що — взагалі ніякого. І не думайте, що через скорочений час ви упустите щось важливе, адже п’ять хвилин зосередженості коштують більше, ніж півгодини розслабленого пролистування веб-сторінок або читання пошти.

Експериментуйте із законом Паркінсона в будь-якій сфері життя як на роботі, так і вдома. Знайдіть свої показники між «не вистачає часу» і «необхідний мінімум». Пам’ятайте, що ваша мета — добре зробити роботу за мінімальний час, а не зробити її абияк, але максимально швидко.